El Colegio de Mediadores de Girona ha prsentado las conclusiones del estudio sobre ‘Organización y futuro tecnológico de los despachos de mediación‘, elaborado con las respuestas aportadas por sus colegiados.

Una de las cuestiones analizadas fue la edad de las plantillas en las empresas de mediación. En este sentido, las franjas con mayor volumen son las de 30 a 45 años y las de 45 a 60 años, suman entre ambas un volumen del 97%, esta respuesta nos deja entrever que ninguno de los despachos actuales tiene un equipo excesivamente joven y, por tanto, aunque puede haber casos puntuales no son equipos de nativos digitales que tienen la tecnología incorporada en su ADN, lo que implica que todos nosotros hemos tenido que hacer cierto sobreesfuerzo para irnos adaptando.

En el ámbito de la comunicación, el estudio señala que se utilizan indistintamente varios medios, adaptados a las peticiones de los propios clientes. Respecto a la comunicación hacia las entidades aseguradoras, “vemos que hay una tendencia a utilizar las herramientas que nos facilita o exige la misma entidad, sorprende que la plataforma de la entidad aseguradora tenga un porcentaje tan elevado, a pesar de que el volumen de agentes es mucho menor que el de corredores en las respuestas, esto nos denota que las entidades han trasladado gran parte de sus tareas de registro de comunicaciones a nuestros despachos, lo que implica en ciertos casos duplicidades y que conlleva más tiempo de gestión para parte de la mediación”.

Con referencia a los medios utilizados para captar clientes o nuevo negocio, el 55% aprovecha la visita del cliente existente para rentabilizar e incrementar el ratio de póliza por cliente, mientras que el 42% realiza acciones comerciales que permitirían atraer nuevos clientes. Un ínfimo 3% hace publicaciones en los medios de comunicación y un 0% dedica esfuerzos a captar clientes por internet,” hay que decir que las tendencias del mercado parece que apuntan hacia esta dirección, aunque los resultados obtenidos indican lo contrario, por lo tanto, habría que tenerlo en cuenta”.

En cuanto a procesos de adaptación tecnológica de la mediación, un porcentaje del 47% se considera totalmente informatizado, mientras que un 45% convive con procesos manuales y tecnológicos; lo que implica que un elevado número de negocios tienen un avanzado nivel de adaptación. Esto va ligado a que esta necesidad ha implicado que en pocos años se hayan tenido que hacer inversiones en este sentido; un 51% de despachos han renovado sus equipos o sistemas informáticos en los últimos dos años y un 45% lo han hecho entre los tres y seis años anteriores, lo que supone que, en breve, teniendo en cuenta la evolución constante de los equipos y sistemas informáticos, deberán prever hacer de nuevo renovación.

Presencia en Internet y redes sociales

Las empresas de mediación muestran una elevada conciencia de la importancia de estar presente en redes sociales (un 86% ya es activo). Por otra parte, el 63% de los despachos tienen web como carta de presentación, pero sorprende que un 37% no lo tenga.

En cuanto a la gestión de los despachos, sobre la utilización de las herramientas de descarga de información, vemos que un 40% lo hace mediante ficheros y un 34% a través de descargas automáticas o EIAC. Entendemos que en un futuro muy próximo esta tendencia será creciente, ya que la apuesta por parte de las entidades aseguradoras de implantar el EIAC es cada vez más palpable. Sorprende que un 22% de los encuestados todavía introduzcan los datos manualmente, lo que significa que tendrían que hacer un repaso a las posibilidades que les dan sus programas de gestión, a fin de eliminar tareas que actualmente ya no son necesarias o que se pueden automatizar con relativa facilidad.

En relación con el sistema de gestión documental, aunque un 64% tienen una gestión documental mixta, entre física y digital, un 27% de los encuestados ya tienen completada la digitalización de los datos y la tendencia va encaminada hacia este sentido.

En cuanto a la infraestructura tecnológica, hay una gran parte de los encuestados, el 51%, que tienen un sistema clásico, entendido como servidor y terminales, frente a un 16% que ya ha ido pasando a la nube, que probablemente sea la tendencia. Hay que remarcar que sea por la dimensión de los despachos o por otras causas hay un 11% que no tienen ninguna infraestructura tecnológica y trabajan con el terminal sin sistema de centralización de datos.

En cuanto al sistema de copias de seguridad, un 58% lo hace con discos externos y alternos, pero un 34% ya se ha pasado al sistema de copias de seguridad en la nube. Es una buena solución para evitar sustos, ya que estos sistemas suelen ser completamente automatizados. Nos sorprende que el 8% lo haga en disco duro interno simplemente, ya que esto implica muchos riesgos.

Y por último, hablando de riesgos, un tema muy delicado y que ya deberían tener resuelto es el cumplimiento del Reglamento general de protección de datos (RGPD). Es importante remarcar que un 88% están totalmente adaptados en mayor o menor medida, lo que hace pensar que somos conscientes de que es un ámbito que no debemos desatender. Aprovechamos para hacer una llamada de atención al 11% restante que informa que tienen un bajo grado de adaptación.